تحتوي مشروعاتك على العديد من الأجزاء المتحركة. مع تناثر الفِرَق، وتراكم المهام، والاقتراب السريع من المواعيد النهائية، من الصعب تحقيق الإنجازات في الأوقات المحددة. لإبقاء المشروعات على المسار الصحيح، فإنك تحتاج إلى تنظيم واضح، وإمكانية للوصول السريع إلى المعلومات المهمة، وتعاون ينساب بطلاقة بين الأفراد.
اجعل Evernote Teams مركزًا لإدارة مشروعك، واحتفظ بجميع الأفكار والمستندات وملاحظات الاجتماعات، والجداول الزمنية وقوائم المهام، ذات الصلة، في مكان واحد—يمكن للأشخاص المناسبين الوصول إليه بسهولة. من خلال تنظيم كل شيء في دفاتر ملاحظات ومساحات عمل، يمكنك بسهولة تتبع التقدم والتأكد من اطلاع الجميع على أحدث المستجدات، سواء أكانوا يعملون في الموقع أو عن بُعد.
يمكن أن يساعدك Evernote Teams في إيقاف الانتقال بين تطبيقات متعددة، وفقدان القدرة على تتبع التفاصيل الأساسية، ومطاردة أعضاء الفريق للحصول على تحديثات لحالاتهم.
بدلاً من الاعتماد على جداول البيانات ودفاتر تدوين الملاحظات الورقية للبقاء على اطلاع دائم بمستجدات المشروع، تستخدم معظم الفِرَق اليوم تطبيقًا لتخطيط المشروع، أو أداة لتتبع المشروع، أو أحد الحلول السحابية لإدارة المشروع. تنظم هذه الأنظمة الموارد والمعلومات، مما يجعل إدارة المشروع أكثر كفاءة.
يمكن استخدام Evernote Teams كأداة خفيفة لتخطيط المشروع وتتبعه، ولكنه يتألق أيضًا عند استخدامه جنبًا إلى جنب مع المنصة التي تختارها مؤسستك. معًا، يشكل Evernote وبرنامج إدارة المشروعات الرائد حلاً كاملاً لإبقاء فريقك على اطلاع دائم بمستجدات الأمور، بالإضافة إلى إبقائه متصلًا ومنتجًا.
القدرات التالية ضرورية لإدارة المشروع بشكل شامل:
تنظيم المشروع
المشروع المنظم أسهل بكثير في التخطيط والتنفيذ. توفر أفضل أدوات إدارة المشروعات طرقًا بديهية لتجميع المعلومات والأشخاص والموارد والمهام.
قنوات الاتصال
يعد دمج الدردشة والتعليق، وغير ذلك من أشكال الاتصال الأخرى، أمرًا أساسيًا. يجب تسجيل جميع الرسائل المتعلقة بالمشروع داخل نظام إدارة المشروع، حتى يتمكن أعضاء الفريق من العثور بسهولة على سجل لجميع المناقشات والقرارات.
تتبع التسليمات والمعالم
تتابع أفضل منصات إدارة المشروعات كل من المهام والمواعيد النهائية، مما يساعد الأفراد المشاركين في التنفيذ على الاستمرار في المهمة. يتيح ذلك لمديري المشروعات تنسيق نقاط التفاعل، وتعديل تواريخ الاستحقاق، وإعادة إسناد المهام عند الضرورة.
الجداول الزمنية ومخططات جانت
توفر التصورات المرئية لمختلف المهام والمواعيد النهائية للفريق عرضًا في نطاق 1000 قدم لجدول المشروع الزمنية. تعد مخططات جانت الرقمية مفيدة بشكل خاص، لأنها تتيح لك التعمق في المخطط الزمني لفهم التكليفات والتبعيات المحددة.
تتبع الوقت
لكل مشروع نوع من الموازنة، تتكون من ساعات العمل القابلة للمحاسبة. تتضمن حلول إدارة المشروعات القوية تتبع الوقت للمستخدمين من الأفراد وتجعل إجمالي الوقت المستغرق مرئيًا لأصحاب المصالح.
إعداد التقارير
يريد العملاء والرؤساء وصولاً سهلاً إلى تحديثات المشروع. بدلاً من إجبارهم على تصفح جداول البيانات المرهقة، فإن أفضل أنظمة إدارة المشروعات تنشئ تقارير على مستويات مختلفة من التفاصيل.
غالبًا ما تستخدم المؤسسات الأصغر Evernote Teams لجميع احتياجات إدارة المشاريع الخاصة بهم. ربما تعمل المؤسسات الأكبر فعليًا وبشكل أساسي على أدوات مثل Asana وTrello وBasecamp. تعمل Evernote Teams على تحسين تلك الأدوات من خلال العمل كمحور يمكن الوصول إليه دائمًا بما يحتوي عليه من المواد الكاملة المتعلقة بالمشروع ذي الصلة، هذا بالإضافة إلى توفُّر المرونة اللازمة للتكيف مع أي نمط إداري أو سير عمل.
مركزية جميع أنواع مواد المشروع
احفظ النص والصور والتسجيلات الصوتية ومحفوظات الويب، والمسح الضوئي للسبورة البيضاء، وبطاقات العمل، في ملاحظاتك. أضف التعليقات والمراجعات عن طريق إضافة تعليقات إلى الصور وملفات PDF مباشرةً داخل Evernote. كل هذا المحتوى قابل للبحث للرجوع إليه بسهولة، وذلك بفضل مسح المستندات ضوئيًا، والبحث في ملفات PDF والمستندات، والبحث في النصوص المكتوبة بخط اليد.
بناء لوحات معلومات المشروع
اجمع الملاحظات المتعلقة بالمشروع في دفاتر الملاحظات والكومات، التي يمكن تنظيمها حسب المشروع الفرعي، أو الفريق، أو أي معايير تختارها. يمكن تجميع دفاتر الملاحظات في مساحة عمل مخصصة للمشروع. على سبيل المثال، قد تحتوي مساحة عمل المشروع على دفاتر ملاحظات لمرحلة ما قبل الإنتاج، ومرحلة تنسيق الأدوار، واللوحات المصورة. تعمل مساحة عمل المشروع كلوحة معلومات توفر تحديثات المشروع في لمح البصر.
إنشاء قوائم مهام المشروع والمهام المزمع تنفيذها
أبسط متتبع للمشروع هو ملاحظة بقائمة مرتبة، ومخصصة مع مربعات اختيار. يمكن لمديري المشاريع الوصول إلى مزيد من التفاصيل من خلال مجالات المسؤولية، أو النظرة العامة على المشروع، أو مصفوفة أيزنهاور. يمكن للمديرين أيضًا استخدام Zapier لإنشاء بطاقات Trello أو مهام Asana، أو رسائل Basecamp داخل Evernote.
تتبع المخططات الزمنية والتسليمات
يتضمن قالب نظرة عامة على المشروع، الخاص بنا، جدولًا بسيطًا للمهام والمواعيد النهائية. يمكنك أيضًا تخصيص مخطط زمني باستخدام القوائم والجداول في أي ملاحظة. يمنحك تعدد استخدامات Evernote أداة لتتبع المشروع تتميز بكونها تعمل بأي طريقة تريدها. يمكنك استخدام وضع العلامات وتسمية المستندات للإشارة إلى مراحل المشروع (عاجل، قيد الانتظار، قيد التقدم، إلخ). أو قم بإنشاء دفاتر ملاحظات مخصصة لمراحل محددة من المشروع، وانقل الملاحظات ذات الصلة من واحدة إلى أخرى بينما تعمل الفرق خلال العملية.
ضع أحدث المعلومات في متناول اليد
عندما يضيف أحد أعضاء الفريق أو يحدّث ملاحظة متعلقة بالمشروع على جهاز متصل بالإنترنت، يكون المحتوى الجديد متاحًا على الفور لبقية أعضاء الفريق. للتحكم في الإصدار، يمكن لمديري المشروع الرجوع إلى سجل الملاحظات.
إبقاء الجميع مطلعين على نفس الأشياء، من أي مكان
غالبًا ما تشتمل فِرَق المشروع على أشخاص يعملون في مواقع مختلفة. يتيح Evernote Teams التعاون الجماعي السلس مع ضوابط مناسبة لإمكانية الوصول. يمكن لأي شخص لديه الأذونات الصحيحة إنشاء وتحرير ومشاركة ملاحظات المشروع. يعمل Evernote Teams أيضًا على أي جهاز محمول كما يعمل على أجهزة سطح المكتب، لذلك يمكن لأعضاء الفريق العمل في أي مكان—حتى في وضع عدم الاتصال.
لقد قمنا ببناء عمليات تكامل مباشر بواسطة مجموعة كبيرة ومتنوعة من أدوات إدارة المشاريع الشائعة، حتى يتمكن فريقك من دمج إمكانات Evernote الفريدة في طريقة سير عملك الحالية.
Gmail وGoogle Drive
هل لديك رسائل وملفات متعلقة بالمشروع في Gmail وGoogle Drive؟ احفظها في Evernote، بحيث تظل جنبًا إلى جنب مع جميع مستندات مشروعك. تظهر ملفات Google Drive في ملاحظاتك كمربعات تحتوي على معلومات مفيدة مثل اسم الملف، ونوع الملف، وتاريخ آخر تعديل. أضف جميع ملفات المشروع في ملاحظة واحدة وشاركها مع فريقك، بحيث يكون كل ما يحتاجونه في مكان واحد. يتم تلقائيًا مزامنة جميع التغييرات التي تم إجراؤها في Google Drive مع مساحة العمل الخاصة بمشروعك في Evernote.
Outlook و Microsoft Teams
احفظ رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة بمشاريعك من Outlook إلى Evernote دون مغادرة صندوق الوارد الخاص بك. هذا يجعل من السهل أرشفة كل شيء داخل مساحة عمل مشروعك. على سبيل المثال، يمكنك الاحتفاظ بالفواتير الصادرة عن الموردين الخارجيين جنبًا إلى جنب مع ملاحظات موازنة المشروع. يمكنك أيضًا إرسال الملاحظات بالبريد الإلكتروني مباشرةً من Evernote بنقرة واحدة فقط. يتكامل Evernote أيضًا مع Microsoft Teams، بحيث يمكنك مشاركة سلاسل الدردشة ذات الصلة في مساحة عمل مشروعك. يمكنك أيضًا الوصول إلى محتوى Evernote Teams ذي الصلة ومشاركته مباشرةً داخل دردشة فريق Microsoft.
Slack
تتعاون العديد من الفرق وتتواصل عبر Slack. من خلال دمج Evernote Teams مع Slack، يمكنك بسهولة العثور على الملاحظات المتعلقة بالمشروع ومشاركتها من داخل قناة Slack أو الرسالة المباشرة الخاصة بك. أثناء الدردشة في Slack، يمكنك تعيين التذكيرات وإنشاء المهام، وحفظ القرارات المهمة في Evernote للرجوع إليها في المستقبل. يمكنك حتى تحويل محادثات قناة Slack إلى ملاحظات اجتماع عن طريق حفظ جميع الرسائل وملفات PDF والمستندات في Evernote.
Salesforce
غالبًا ما يقضي فريق المبيعات يومهم بالكامل تقريبًا داخل Salesforce. من خلال دمج Salesforce مع Evernote Teams، يمكنك تثبيت الملاحظات المتعلقة بالمشروع في سجلات محددة بل حتى تحرير تلك الملاحظات مباشرةً داخل Salesforce.
نظّم مشروعًا جديدًا في مساحة عمل واحدة لالتقاط الأفكار والقرارات والقيام بعمليات العصف الذهني.
قم بتعيين التذكيرات، وتتبع المواعيد النهائية، وجمع التعليقات مع تقدم سير العمل الذي يقوم به فريقك.
تخلص من الاجتماعات غير الضرورية من خلال منح أصحاب المصالح طرقًا سهلة لعرض تقدم سير المشروع.
تجنب الجهود المكررة. يمكن لأي شخص في الشركة اكتشاف الأعمال السابقة والرجوع إليها بسهولة.
