Die meisten Projekte sind ziemlich komplex und setzen sich aus vielen Bestandteilen zusammen. Angesichts von Teams, die über viele Orte verstreut sind, Aufgaben, die sich anhäufen, und Fristen, die unaufhaltsam näherrücken, ist es eine echte Herausforderung, rechtzeitig fertige Ergebnisse zu erzielen. Um Projekte auf Kurs zu halten, benötigt man eine klare Organisation, schnellen Zugriff auf wichtige Informationen und eine reibungslose Zusammenarbeit.
Mit Evernote Teams als zentraler Anlaufstelle für das Projektmanagement kannst du alle relevanten Ideen, Dokumente, Meeting-Notizen, Zeitrahmen und To‑do-Listen an einem Ort zusammenführen, sodass sie jederzeit für die richtigen Leute zugriffsbereit sind. Da alle Inhalte in Notizbüchern und Arbeitsbereichen organisiert sind, kannst du die Fortschritte leicht verfolgen und sicherstellen, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind – ganz egal, ob sie im Büro oder aus der Ferne arbeiten.
Evernote Teams ermöglicht es dir, dem ständigen Jonglieren mit mehreren Anwendungen, dem andauernden Verlust des Überblicks über wichtige Details und der endlosen Jagd deiner Teammitglieder nach Status-Updates ein Ende zu setzen.
Anstatt sich auf Tabellen und Schreibblöcke zu verlassen, um den Überblick über Projekte zu behalten, verwenden die meisten Teams heute eine App für die Projektplanung, eine Software für die Projektverfolgung oder eine Cloud-Lösung für das Projektmanagement. Mithilfe dieser Systeme lassen sich Ressourcen und Informationen orchestrieren, um das Projektmanagement effizienter zu gestalten.
Evernote Teams kann als schlankes Werkzeug für die Projektplanung und -verfolgung eingesetzt werden, weiß aber auch neben der von deinem Unternehmen favorisierten Plattform zu glänzen. Im Zusammenspiel mit marktführender Projektmanagement-Software bildet Evernote eine umfassende Lösung, um dein Team auf dem Laufenden zu halten, zu vernetzen und produktiver zu machen.
Für ein umfassendes Projektmanagement sind folgende Fähigkeiten unverzichtbar:
Projektorganisation
Ein gut organisiertes Projekt ist viel einfacher zu planen und durchzuführen. Die besten Werkzeuge für das Projektmanagement warten mit intuitive Möglichkeiten auf, um Informationen, Personen, Ressourcen und Aufgaben zu gruppieren.
Kommunikationskanäle
Die Integration von Chat-, Kommentierungs- und sonstigen Kommunikationsfunktionen ist von entscheidender Bedeutung. Alle projektbezogenen Nachrichten sollten im Projektmanagementsystem erfasst werden, damit die Teammitglieder sämtliche Diskussionen und Entscheidungen mühelos nachvollziehen können.
Verfolgung von Arbeitsergebnissen und Etappenzielen
Wirklich gute Plattformen für das Projektmanagement bieten auch die Möglichkeit, Aufgaben, Checklisten und Fristen im Blick zu behalten, um die einzelnen Beteiligten dabei zu unterstützen, ihren Aufgaben nachzukommen. Auf diese Weise können Projektmanager Kontaktpunkte arrangieren, Fälligkeitstermine anpassen und Aufgaben neu zuweisen, soweit dies erforderlich wird.
Zeitleisten und Gantt-Diagramme
Visuelle Darstellungen verschiedener Aufgaben und Fristen bieten dem Team einen Überblick über den Zeitplan eines Projekts. Digitale Gantt-Diagramme sind besonders nützlich, da sie es ermöglichen, die Zeitlinien genauer zu analysieren, um bestimmte Aufgaben und Abhängigkeiten nachzuvollziehen.
Zeiterfassung
Jedes Projekt verfügt über eine Art Budget, das sich aus abzurechnenden Arbeitsstunden zusammensetzt. Gute Projektmanagement-Lösungen ermöglichen eine Zeiterfassung für einzelne Nutzer und machen die gesamte aufgewendete Zeit für alle Beteiligten sichtbar.
Berichtswesen
Kunden und Vorgesetzte wünschen sich einen einfachen Zugang zu Projekt-Updates. Anstatt sie zu zwingen, sich durch umständliche Tabellen zu arbeiten, können die besseren Projektmanagementsysteme Berichte in verschiedenen Detailgraden erzeugen.
Kleinere Unternehmen und Organisationen setzen Evernote Teams häufig für all ihre Bedürfnisse in puncto Projektmanagement ein. Größere Unternehmen verlassen sich primär womöglich auf Werkzeuge wie Asana, Trello oder Basecamp. Evernote Teams kann all diese Werkzeuge erweitern, indem es als ständig erreichbare, zentrale Anlaufstelle für alle projektbezogenen Materialien dient, die zudem so flexibel ist, dass sie sich an jeden Managementstil oder Workflow anpassen lässt.
Zentrale Aufbewahrung aller Arten von Projektmaterial
Speichere Texte, Bilder, Sprachaufnahmen, Web-Clips und Scans von Whiteboards und Visitenkarten in deinen Notizen. Kommentiere Bilder und PDF‑Dateien mit Vorschlägen zur Überarbeitung direkt in Evernote. All diese Inhalte sind zudem durchsuchbar und lassen sich dank der Funktionen zum Erfassen von Dokumenten, Suchen in PDF-Dateien und Dokumenten sowie Suchen in handschriftlichen Texten bei Bedarf schnell wiederfinden.
Projekt-Dashboards erstellen
Sammle projektbezogene Notizen in Notizbüchern und Stapeln, die sich nach Teilprojekten, Teams oder beliebigen anderen Kriterien organisieren lassen. Notizbücher können auch in einem speziellen Arbeitsbereich nur für dieses Projekt organisiert werden. Beispielsweise könnte der Arbeitsbereich für ein Videoprojekt Notizbücher für die Vorproduktion, das Casting und die Storyboards enthalten. Der Arbeitsbereich für das Projekt dient als Dashboard, das allen Beteiligten auf einen Blick alle Neuigkeiten zum Projekt präsentiert.
Checklisten und To‑do-Listen für Projekte erstellen
Das einfachste Mittel zur Projektverfolgung ist eine Notiz mit einer sortierten Liste, die mithilfe von Kontrollkästchen angepasst wird. Projektmanager können mithilfe unserer Vorlagen „Aufgabenbereiche“, „Projektübersicht“ oder „Eisenhower-Matrix“ noch weiter ins Detail gehen. Es ist sogar möglich, Zapier (Englisch) zu nutzen, um direkt von Evernote aus Trello-Karten, Asana-Aufgaben oder Basecamp-Nachrichten zu erstellen.
Zeitrahmen und Arbeitsergebnisse verfolgen
Die Vorlage „Projektübersicht“ enthält eine einfache Tabelle für Aufgaben und Fristen. Du kannst deine Zeitrahmen natürlich auch in einer beliebigen Notiz mithilfe von Listen und Tabellen ganz nach Bedarf anpassen. Dank der großen Flexibilität von Evernote erhältst du ein Werkzeug für die Projektkontrolle, das genau so funktioniert, wie du es dir wünschst. Du kannst ein System aus Schlagwörtern und eine Namenskonvention für Dokumente verwenden, um den jeweiligen Projektstatus („Dringend“, „In Wartestellung“, „In Bearbeitung“ usw.) zu kennzeichnen. Oder du erstellst gezielt Notizbücher für bestimmte Projektphasen und verschiebst dann die relevanten Notizen von Notizbuch zu Notizbuch, während die Teams den gesamten Prozess durchlaufen.
Aktuellste Informationen sind stets griffbereit
Immer wenn ein Teammitglied projektbezogene Notizen auf seinem per Internet angeschlossenen Gerät hinzufügt oder aktualisiert, stehen die neuen Inhalte dem übrigen Team unmittelbar zur Verfügung. Zur Versionskontrolle können die Projektleiter auf den Notizverlauf zurückgreifen.
Alle Beteiligten bleiben auf dem gleichen Stand, überall
Projektteams setzen sich häufig aus Personen zusammen, die an unterschiedlichen Orten arbeiten. Evernote Teams ermöglicht die reibungslose Zusammenarbeit im Team bei einer angemessen Zugriffskontrolle. Jede Person mit den entsprechenden Berechtigungen kann Projektnotizen erstellen, bearbeiten und freigeben. Evernote Teams läuft dabei sowohl auf Mobilgeräten als auch auf Computern, sodass die Teammitglieder von jedem beliebigen Aufenthaltsort aus arbeiten können – auch offline.
Wir haben für eine Vielzahl beliebter Projektmanagement-Werkzeuge Möglichkeiten zur direkten Integration entwickelt, damit dein Team die einzigartigen Fähigkeiten von Evernote nahtlos in die bestehenden Arbeitsabläufe integrieren kann.
Gmail und Google Drive
Liegen manche deiner projektbezogenen Nachrichten und Dateien in Gmail und Google Drive (PDF, Englisch) vor? Speichere sie in Evernote, damit sie sich neben all deinen anderen Projektunterlagen befinden. Google Drive-Dateien werden in deinen Notizen als Kasten mit nützlichen Angaben wie dem Dateinamen, Dateityp und dem Datum der letzten Änderung angezeigt. Füge alle Projektdateien in eine einzige Notiz ein, und gib sie für dein Team frei, damit es alle benötigten Inhalte an einem zentralen Ort vorfindet. Alle in Google Drive vorgenommenen Änderungen werden automatisch mit deinem projektbezogenen Arbeitsbereich in Evernote synchronisiert.
Outlook und Microsoft Teams
Speichere E‑Mails aus Outlook (PDF, Englisch), die für deine Projekte relevant sind, in Evernote, ohne deinen Posteingang verlassen zu müssen. Auf diese Weise kannst du ganz einfach alle Inhalte im Arbeitsbereich für das jeweilige Projekt archivieren. Du könntest beispielsweise Rechnungen von externen Lieferanten zusammen mit deinen Notizen zum Projektbudget aufbewahren. Es ist sogar möglich, Notizen direkt von Evernote aus mit nur einem Klick per E‑Mail zu versenden. Auch die Integration von Evernote mit Microsoft Teams ist möglich, damit du relevante Chat-Threads direkt für deinen Projekt-Arbeitsbereich freigeben kannst. Darüber hinaus kannst du vom Microsoft Teams-Chat aus direkt auf Inhalte deines Evernote Teams-Kontos zugreifen und sie für den Chat freigeben.
Slack
Viele Teams setzen für die Zusammenarbeit und ihre Kommunikation auf Slack. Durch die Integration von Evernote Teams mit Slack kannst du ganz einfach direkt von einem Channel oder einer Sofortnachricht in Slack aus nach deinen projektbezogenen Notizen in Evernote suchen und sie auch dort freigeben. Während du in einem Slack-Chat unterwegs bist, kannst du in Evernote Erinnerungen einrichten, Aufgaben erstellen und wichtige Entscheidungen speichern, um später mühelos auf sie zurückgreifen zu können. Du kannst Konversationen aus Slack-Channeln sogar in Meeting-Notizen speichern, indem du alle Nachrichten, PDF‑Dateien und Dokumente in Evernote speicherst.
Salesforce
Vertriebsteams verbringen häufig einen Großteil ihres Arbeitstages in Salesforce. Durch die Integration von Salesforce mit Evernote Teams kannst du projektbezogene Notizen ganz einfach an bestimmte Datensätze anheften und die Notizen sogar direkt von Salesforce aus bearbeiten.
Organisiere neue Projekte in einem Arbeitsbereich, um Ideen, Entscheidungen und Brainstorming-Ergebnisse festzuhalten.
Richte Erinnerungen ein, behalte Fristen im Blick und erfasse Feedback, während die Arbeit deines Teams voranschreitet.
Verzichte auf unnötige Meetings, indem du allen Beteiligten eine einfache Möglichkeit bietest, den Fortschritt eines Projekts einzusehen.
Vermeide Doppelarbeit. Jeder Mitarbeiter kann ganz einfach auf frühere Projekte zugreifen und nützliche Inhalte wiederverwenden.
