บางครั้งคุณอาจรู้สึกว่าคุณกำลังจมอยู่ในกองเอกสารขนาดใหญ่ ใครมีเวอร์ชันล่าสุดของเอกสารฉบับนั้นกันแน่? คุณจะหาเอกสารของผู้รับเหมาเมื่อห้าปีทีแล้วได้ที่ไหน? และทำไมทุกคนอีเมลเพื่อส่งเอกสารยาว ๆ ให้กัน แทนที่จะให้แต่ข้อมูลสำคัญเท่านั้น? เราต้องเผชิญหน้ากับมัน—แถบค้นหาของเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณไม่ใช่ทางเลือกที่ดีเสมอไป คุณรู้ดีว่าการค้นหาสิ่งต่าง ๆ บางครั้งมันก็ไม่ง่ายเลย
เมื่อมี Evernote Teams คุณสามารถเก็บทุกอย่างอยู่ในส่วนกลาง, จัดระเบียบ, และจัดการเอกสารบริษัทของคุณ รวมทั้งสเปรดชีท, ไฟล์มัลติมีเดีย และแม้กระทั่งบทสนทนา Slack มันเป็นวิธีที่ยืดหยุ่นมากในการเก็บข้อมูลทุกรูปแบบได้อย่างปลอดภัย และเพื่อให้แน่ใจว่าคนที่รับผิดชอบจะสามารถค้นหามันได้ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหน Spaces and สมุดบันทึก จัดระเบียบทุกอย่าง ขณะที่ฟังก์ชันการค้นหา แกรมม่า และ ซินแท็กซ์ ที่ทันสมัยจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้ทีมงานในการค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องการได้ทุกเมื่อ ดังนั้นคุณจะไม่ต้องปวดกัวกับการหาเอกสารในไฟล์ที่เก็บคนละที่ละทางอีกต่อไปแล้ว Evernote Teams ให้ทุกอย่างอยู่เพียงปลายนิ้วของคุณ
ทุกธุรกิจต้องการวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเก็บ, จัดระเบียบ, แบ่งปัน และอัพเดตไฟล์ได้ตลอดเวลา ธุรกิจส่วนใหญ่ในปัจจุบันต้องพึ่งพาซอฟต์แวร์ช่วยจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ การใช้ตัวช่วยดิจิตัลจะช่วยลดความจำเป็นในการเก็บเอกสารกระดาษในตู้เอกสารและกล่องได้ และมันยังช่วยเพิ่มความปลอดภัย, ผ่านกฏเกณฑ์, สามารถเรียกดูได้ทุกเมื่อ, มีระบบสำรองข้อมูล และกู้คืนได้เมื่อมีเหตุไม่คาดฝันเกิดขึ้น
ระบบจัดการเอกสารที่ดี (DMS) จะมีคุณลักษณะดังต่อไปนี้:
รองรับประเภทเอกสารได้หลากหลาย
คนส่วนใหญ่ทำงานกับเอกสารหลายประเภทในแต่ละวัน ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เวิร์ด, สเปรดชีท, ไฟล์ออกแบบ, PDF, อีเมล, รูปภาพ, แผ่นกระดาษจดบันทึกดิจิตัล, ไฟล์บันทึกเสียง และอื่น ๆ อีกมากมาย DMS ที่ดีจะสามารถจับภาพ, จัดเก็บ และจัดระเบียบเอกสารประเภทเหล่านี้ได้อย่างราบรื่น
โครงสร้างของไฟล์
การจัดการเอกสารขึ้นอยู่กับการจัดระเบียบไฟล์ที่ใช้งานได้ง่าย ซึ่งรวมถึงการจัดลำดับความสำคัญและการจัดกลุ่มของเอกสาร, การแท็ก, การจัดตามวันที่ และกระบวนการลบทิ้งเมื่อไม่ใช้งานแล้ว
การค้นหาไฟล์และเรียกดูเอกสาร
หนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับการจัดการเอกสารดิจิตัลคือการที่คุณจะไม่ต้องปวดหัวกับการค้นหาเอกสารในตู้เก็บเอกสารหรือค้นหาเอกสารที่หายไป การจัดโครงสร้างไฟล์ด้วยระบบ DMS ที่ดีจะมีรูปแบบการเรียกดูไฟล์ที่รวดเร็ว การค้นหาขั้นสูงจะทำให้คุณหาสิ่งที่ต้องการได้ง่าย ตามชื่อไฟล์, คำสำคัญ, แท็ก, ประเภทของไฟล์ หรือวันที่ที่สร้างและแก้ไขไฟล์นั้น
ความปลอดภัยและสิทธิ์อนุญาตของไฟล์
การปกป้องเอกสารสำคัญขึ้นอยู่กับระบบให้สิทธิ์อนุญาตที่มีประสิทธิภาพ และการควบคุมการเข้าถึงได้ คู่สัญญาของคุณควรมีสิทธิ์อนุญาตแตกต่างจาก CEO ของคุณ และทีมงานอาจต้องการสิทธิ์อนุญาตที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามต้องการ
เครื่องมือตรวจสอบ
DMS ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบการกระทำของผู้ใช้ได้—ซึ่งเป็นผู้ที่สามารถดูการเข้าถึงเอกสารว่าเป็นเอกสารประเภทใด, เมื่อไหร่ และเข้าดูนานเท่าไหร่ ซึ่งจะทำให้การตรวจสอบมีข้อมูลครบถ้วน สำหรับกรณีที่เกิดปัญหาภายหลัง
การควบคุมเวอร์ชันของเอกสาร
ในทางเดียวกัน ระบบ DMS ที่ออกแบบเป็นอย่างจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลและกู้คืนเวอร์ชันเก่าได้อย่างรวดเร็ว
เข้าถึงและแบ่งปันได้อย่างง่ายดาย
เราไม่อยากใช้ระบบที่ซับซ้อนมากเกินไป หรือทำให้เอกสารเข้าถึงและแบ่งปันได้ยาก แต่ระบบ DMS ที่ดีสามารถทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์ที่คุณต้องใช้ในการทำงานได้อย่างราบรื่น—ตั้งแต่อีเมลจนถึงเวิร์ด จนถึงระบบจัดการความสัมพันธ์ของลูกค้า (CRM)
เมื่อมีระบบ DMS บนคลาวด์ ทีมงานของคุณจะสามารถเข้าถึงเอกสารได้ทันทีจากที่ใดก็ได้บนทุกอุปกรณ์ รวมทั้งคนหลายคนสามารถทำงานบนเอกสารเดียวกันได้ ซึ่งจะลดโอกาสที่จะเกิดการแก้ไขเอกสารซ้ำซ้อนได้ และไม่จำเป็นต้องสำรองไฟล์เพราะระบบ DMS บนคลาวด์จะบันทึกทุกอย่างโดยอัตโนมัติ
การใช้ตัวช่วยจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์ ทำให้ไฟล์ขนาดใหญ่สามารถแบ่งปันกันได้รวดเร็วกว่าระบบที่ไม่ใช่คลาวด์ นอกจากนี้ โดยปกติแล้วระบบคลาวด์เป็นระบบที่ต้องมีการสมัครสมาชิก ซึ่งจะช่วยลดค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายล่วงหน้าและไม่ต้องออกแบบระบบไอทีที่ยุ่งยากด้วยตัวเอง (ไม่ต้องพูดถึงการที่ต้องลงทุนและเวลาด้านไอทีที่ต้องใช้ในการบำรุงรักษา และคอยอัพเดตระบบไอทีนั้นให้ทันสมัยอยู่เสมอ)
ไม่ว่าความต้องการจัดการเอกสารของคุณจะง่ายหรือซับซ้อนเพียงใด Evernote Teams จะช่วยสนับสนุนคุณทุกอย่าง เป้าหมายของเราคือการให้ประสบการณ์ที่ดีแก่ผู้ใช้ด้วยวิธีของระบบคลาวด์ และโครงสร้างที่ยืดหยุ่นจะช่วยให้สามารถออกแบบระบบที่เหมาะสมกับทีมงานของคุณได้ง่าย ใช้ Evernote Teams เป็นระบบ DMS ง่ายสำหรับองค์กรที่ม่ีขนาดเล็ก สร้างเอกสารของคุณในรูปแบบบันทึก (หรืออัพโหลดเอกสารที่มีอยู่ลงในบันทึก) แล้วทำการจัดระเบียบภายในสมุดบันทึกและ space
ทีมขนาดใหญ่สามารถใช้ Evernote Teams เพื่อเติมเต็มระบบ DMS ให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สร้างพื้นที่เก็บและแบ่งปันเอกสารที่มีสำหรับพนักงานใหม่ เก็บข้อมูลด้านการขายลงในระบบของสมุดบันทึกภายใน space ของทีม เพื่อให้ตัวแทนของคุณสามารถเข้าถึงเวอร์ชันล่าสุดได้จากทุกที่ หรือแม้แต่กำหนดให้ Evernote Teams เป็นพื้นที่สำหรับเก็บบันทึกการประชุมและระดมสมองสำหรับทีมงาน ด้วย space และสมุดบันทึกที่สามารถจัดระเบียบได้ตามแผนก, ทีมงาน หรือโปรเจค
ข้อความ, บันทึกที่เขียนด้วยลายมือ, รูปภาพ
Evernote จะช่วยให้ง่ายต่อการเก็บและรวบรวมไม่เพียงแต่ข้อความเท่านั้น แต่ยังรวมถึงบันทึกที่เขียนด้วยลายมือและรูปภาพ ใช้กล้องถ่ายรูปจากโทรศัพท์ของคุณถ่ายรูปกระดานไวท์บอร์ด, นามบัตร หรือสิ่งใดก็ได้ที่คุณต้องการ แล้วบันทึกรูปภาพลงในบันทึกที่เก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หรือเซฟมันไว้ในบันทึกใหม่ที่ว่างเปล่า Evernote จะทำให้ ข้อความภายในไฟล์ PDF และรูปภาพสามารถค้นหาได้ เพื่อให้เข้าดูได้ง่ายขึ้นในอนาคต คุณยังสามารถเก็บข้อมูลงานวิจัยออนไลน์ได้ด้วย Web Clipper แล้วบันทึกมันไว้ใน Evernote ของคุณ
การจัดระเบียบเอกสาร (สมุดบันทึก, แท็ก, space)
การออกแบบโดยใช้บันทึกเป็นพื้นฐานของ Evernote ถือว่ามีประโยชน์มากมายอย่างไม่น่าเชื่อ บันทึกสามารถจัดระเบียบภายในสมุดบันทึกได้ตามโปรเจค, ทีมงาน หรือประเภทใดก็ได้ตามที่คุณเลือก บันทึกและสมุดบันทึกสามารถจัดระเบียบเพิ่มเติมได้ภายใน space ที่กำหนดไว้ ยกตัวอย่างเช่น เนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับการตลาดทั้งหมดสามารถเก็บไว้ในสมุดบันทึกรายไตรมาส ซึ่งจะอยู่ใน soace ของทีม Marcom บันทึกสำคัญสามารถปักหมุดไว้ใน space ของทีมและอัพเดตทั้งหมดจะปรากฏอยู่ในขอบเขต ‘มีอะไรใหม่’ ให้ทุกคนรับทราบข้อมูลล่าสุดและความคืบหน้าของงานได้พร้อมกัน
การควบคุมเวอร์ชันของเอกสาร
ประวัติบันทึก จะถ่ายภาพของบันทึกแต่ละเล่มเป็นประจำ และให้คุณสามารถกลับไปดูบันทึกจาก Evernote Web หรือภายใน Evernote สำหรับ Mac หรือ Windows ได้ หน้าฟีดกิจกรรมจะแสดงบันทึกที่เปลี่ยนแปลงล่าสุด รวมถึงบุคคลที่เป็นผู้เปลี่ยนแปลง บันทึกที่ลบไปแล้วสามารถกู้คืนได้จากถังขยะธุรกิจได้ทุกเวลา
การเข้าถึงของผู้ใช้ได้หลายคน ที่ใดก็ได้
สามารถสร้างบันทึก, แก้ไข และแบ่งปันกับใครก็ได้เมื่อมีสิทธิ์อนุญาตที่ถูกต้อง Evernote Teams ทำงานได้ดีบนอุปกรณ์พกพา และเครื่องคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป ดังนั้นคุณสามารถทำงานขณะออฟไลน์เพื่ออัพเดตบันทึกของคุณได้ทันทีที่เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต
การค้นหาเอกสาร
การตรวจสอบแกรมม่าและการค้นหาซินแท็กซ์ขั้นสูงของ Evernote จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาบันทึกได้จากชื่อเรื่อง, แท็ก, วันที่สร้างหรือแก้ไข, สถานที่สร้าง, แหล่งเอกสาร และแม้กระทั่งประเภทของสื่อที่เอกสารอยู่ (ไฟล์เสียง, รูปภาพ ฯลฯ)
การเก็บข้อมูลและความปลอดภัย
Evernote Teams มีความสามารถที่คุณต้องการในการเก็บและเข้าถึงเอกสารของคุณ แต่ละบัญชีธุรกิจจะมี การอัพโหลดรายเดือน 20GB และเพิ่มเติมอีก 2GB ต่อผู้ใช้ในหนึ่งบัญชี เพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย เราได้ใช้ดาต้าเซ็นเตอร์ที่ทำหน้าที่จัดการข้อมูลของ Evernote คือ SAS 70 (ประเภท II) และ SSAE16 SOC-1 (ประเภท 2) ที่ได้รับการรับรอง
ในการเข้าถึงการควบคุมต่าง ๆ Evernote จะใช้มาตรฐาน XML ที่อนุญาตให้เว็บโดเมนที่ปลอดภัยแลกเปลี่ยนการตรวจสอบสิทธิ์ของผู้ใช้และข้อมูลการให้สิทธิ์ได้ 2.0 (SAML 2.0) เพื่อเปิดใช้งาน การลงชื่อเข้าใช้แบบครั้งเดียว (SSO) การติดตั้ง SSO ของเราจะทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย จากการสนับสนุนของผู้ให้บริการที่มีชื่อเสียงและเชื่อถือได้ที่รองรับ SAML 2.0. เรายังรองรับการทำงานที่ให้ ADFS. Evernote Teams เชื่อมต่อกับระบบ Active Directory หรือ LDAP ที่จะช่วยให้คุณสามารถเชิญหรือเอาผู้ใช้ออกจากคอนโซลผู้ดูแลที่มีอยู่ของคุณ ผู้ดูแลยังสามารถดูและจัดการผู้ใช้ภายในระบบของเราได้ และสามารถดูกิจกรรมในบันทึกของสมาชิกในทีมทั้งหมดได้ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีสิทธิ์ที่ถูกต้องในการเข้าถึงข้อมูล
เก็บไฟล์ทุกประเภท ตั้งแต่เอกสาร Office และไฟล์ PDF จนถึงไฟล์บันทึกเสียง, รูปภาพ และเอกสาร Google
ไม่ต้องถูกจำกัดด้วยไฟล์และโฟลเดอร์—จัดระเบียบตามแบบของคุณ เพื่อให้คุณสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้
ให้ทีมงานของคุณซิงค์กันตลอดเวลาโดยการสร้างพื้นที่เดียวสำหรับองค์กรของคุณเพื่อรับข้อมูลที่ทุกคนต้องการ
ใช้เวลาในการค้นหาไฟล์หรือตามล่าหาเอกสารต่าง ๆ น้อยลง เพื่อจะได้มีเวลาในการทำงานให้สำเร็จมากขึ้น
